专注移动互联时代的企业软件

老板,请别让你宝贵的知识继续跑黑车了
王宝明2017-09-19 18:10

1.两个生活中的小故事

故事一:2017年8月1日,周二,中午12点降落柳州白莲机场。离客户公司还有点距离,随手打开滴滴,然而显示机场周边没有专车。走出到达大厅,一堆的出租车司机围上来,各种价格,我也不知道多与少。退回大厅,滴滴切换到快车,不到10秒钟就有师傅接单。

故事二:有了微信之后,好久没有登陆QQ了。微信上偶尔会收到极少数很久不联系人的消息「在吗?」。当看到这样的消息时,可以断定此人一定不会是移动互联的深度用户。因为他还在用QQ的思维来定义微信这种新的沟通方式。

2.存在就应该是在线状态

500579334_wx.jpg

白莲机场的快车,绝不是因为滴滴而存在的,也许众多快车的上一个角色就是前挡上挂个小灯的黑车。只不过,在滴滴出现之前,你和黑车之间的需求匹配需要相互之间同时同地可见才能达成。因为你与司机都属于离线状态。试想,世界这么大,能遇到服务你的黑车司机也算是一种缘份。

但是,滴滴改变了这一切。现在,你计划出发,就可以在家里快速找到能服务你的司机。因为,你们同时在线。

当你发出一封Email时,你不知道何时才能收到对方回复。但做为风靡一代人的沟通工具QQ,可以让你及时收到对方反馈,当然,前提是对方的QQ要处于在线状态。

微信,已经成为和眼睛、手脚一般重要的器官。你的器官是随时随地处于在线状态,我要拿东西,我不会在想我的手是不是在线。微信也是如此,移动互联的今天,你的微信就代表着你的在线。就代表着别人是可以随时能与你取得联系。

这就是在线的价值,只有在线才会有更多的可能性。联接、大数据、人工智能……所有的一切创造都需要在线。

3.躲在公司角落里的知识文档

案例一:2008年,华为有6万多研发人员。调查统计得知,在研发体系内有3000多个知识文档系统。主要有以下几种类型:

1)共享文件夹,部门内有独立的电脑,共享部门内文档;
2)Notes库,公司内的邮件是基于Notes,存在众多的Notes库;
3)SVN库,借用管代码的SVN库来管理部门内文档;
4)SharePoint,基于微软的此软件共享文档;
5)开源软件,自行搭建开源软件系统来共享文档;
6)…………

这3000多个系统,就如同公司内的3000多辆黑车。尽管每个系统中文档质量都很不错,但因为是黑车,所以,只有有限的人员在使用。

案例二:某知名汽车企业研发中心,公司内有52个研发组织单元。公司知识管理部门在所有的研发单元推行文件共享机制,搭建了统一的文件共享服务器。梳理出适合于自身的文件、文件夹命名规范,及权限体系。

通过几年的运作,一共存储了52*200G的知识文档。看起来很可观,但再思考几个问题:

1)每天有多少人在使用这些文档?
2)大家最喜欢,使用最多的文档是哪些?
3)文档有新版本时,需要此文档的人是否能知道?
4)项目、业务两条线,能否做到只维护一个版本?
5)非本部门的成员如何才能查看到部门内的有价值文档?
6)每个文档大家的反馈是什么?
7)…………

你应该能想到,应用传统的文件服务器方式,身为公司的知识管理人员,是不可能解答出上面的几个问题。其实这样的文档是另一种形态的黑出租。

4.在线的文档才能发挥真正的价值

500514825_wx.jpg

在线是一种状态,是随时随地可以联接与被联接的状态。把文档存在一起并不表示就在线了。众多企业实施知识管理的第一步就是引入知识库,发动员工存储文档。然后就发现,其实只是换了个地方,从黑系统里转到了知识库里。并非我们所期望的知识活水。

这样的文档,只有你看到才有可能被应用。就如同黑出租,只有你看到了,才能招手为你服务。但,现实中员工工作是场景化的。在工作的现场需要随时随地获取到知识文档支撑。

只有在线的文档才是活水,只有在线的文档才能为我们随时所用。「找、理、用」知识管理的关键三步,找的前提就是要在线。(找理用请阅读《知识管理其实很简单,你之所以不明白是因为专家讲的太复杂》)

就如同你不可能搜索到离线的网页,你不可能联系到关机的同事,你也不可能唤醒内心不想自我改变的人一般。你更不可能找到藏在别的部门的某个文件夹中有权限的文档。

企业管理者要构建在线的知识文档。

5.构建属于你企业的文档「滴滴」平台

打开滴滴,你可以找到周边能为你服务的汽车,根据需求不同,你可以选择快车、专车、出租车,甚至是ofo单车。下单后,你可以通过手机看到车在哪,还有多久才能接到你。当你下车时,你不用再掏出钱包,师傅也不用为你找零。到目的地后,你还可以对师傅的服务做出评分与评价……

我想,这一切,我们都不陌生了,短短几年,已经成为了大多数人出行的新方式。反观企业内?你是否还在用传统的文件共享方式?你是否还在用传统的知识库存了一堆没有人用的文档?你是否还在部署一个系统后,需要进行全员的推广培训?

在线的知识文档,不是搬一套系统进来,全员把文档存在一个地方这么简单。我们应该构建基于移动互联思维的知识滴滴平台。主要有以下几点:

1)员工客户化:要把员工当客户,以服务客户的心态服务员工,知识平台要让员工用着爽。而不是觉得又多了一项新的管理工作;
2)功能产品化:用产品的思维,而非IT的思维构建功能,构建不需要培训的知识系统。低门槛或者说是没有使用门槛是唯一的产品标准;
3)服务运营化:知识需要经营,产品需要运营。分享、评论、点赞、评价、收藏、动态……这些运营化的能力缺一不可;
4)机制经济化:基于积分机制,分享文档、反馈文档、传播文档都需要给予贡献者积分。下载文档、使用文档、求助文档需要受益者付出积分。需要动态的知识经济规则。

6.逐步成熟的在线知识文档平台

500598947_wx.jpg

罗马不是一日建成的,但也需要心中有教堂。知识文档平台的建设也需要基于大规划,逐步完成。一般分为如下几步:

1)存量在线:先解决组织内已有存量知识在线化的问题,通过上面的四点机制,构建存量知识在线的平台;
2)知识显性:最宝贵的知识在员工电脑里、头脑里。构建隐性知识显性化的功能,如知识问答、专家博客等,促进隐性知识显性化;
3)外部引入:分析组织内已有知识与员工诉求之间的差距,找到组织当下系统性缺失的知识点。引入外部数据库、构建定点采集机制、构建全员众包「肉采」机制。

目前在知识管理,我们已经有了很成熟的咨询、产品、运营、服务方案,有需要可以加我微信Askawang(你没看错,这确实是硬广)。

在线的文档才有价值,越是成熟的企业越不缺少有价值的文档。但众多的企业内,文档都在跑黑车,要让员工在对的地方找到对的文档比找对象都难。

身为老板的你,构建企业内的文档在线平台,让文档为员工所用,让员工更好的创造价值。