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知识萃取不只是企业知识管理的事情,更是你自己个人的事情
王宝明2017-09-20 09:59

应邀给客户公司新入职的50多名管培生做知识管理培训。

演讲之前和客户领导沟通:
我:领导,此次培训,有什么需要我特别传递与说明的吗?
领导:得让新员工明白,要想干好工作,先得把基本的电脑桌面收拾好。

是呀,这不就是身为领导最朴素的知识管理诉求吗?知识萃取已经成为了当下企业纷纷学习的知识管理方法之一。但我们应该明白知识萃取,其实也是个人知识、经验、能力的萃取。

1.我们究竟需要萃取的是什么东西?

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有时我们会较真,究竟什么是知识。分析来分析去,其实到最后对于知识都没有一个很准确的定义。那我们能不能先不考虑什么是知识,先从个人与企业本身思考,究竟什么东西才是对我们有用的?

个人,最有用的是能力。我们再细分,可以把能力分为三个层面:

1)才干:一个人与生俱来,天然而成的决策力、执行力、解决力。后天的努力会有少许的改变。但需要多年的训练,才能对才干有一点点改变;

2)技能:可以通过后天训练得到,比如演讲能力、项目管理能力、文章写作能力、沟通交流能力。是可以通过实际的经验中获得的;

3)知识:知识管理的知识、项目管理的知识、PHP开发的知识……这些外在的知识是我们每个人都可以获得的,特别是在信息极致扁平的今天,只要你想学,就能得到。

以上三个层面,我们个人要提高的是技能能力。这也是我们认为,对自己最有帮助的能力(有时也会称为知识)。

技能是我们每个人都可以应用知识萃取的方法来持续获得的。也就是说个人知识管理中的知识萃取是以萃取个人的技能为主。如何萃取,下面再分析。

企业,做为一个群体的生命体而存在,整体的目标是为了商业成功。再转化,企业需要的是群体商业成功的能力。如果再把此能力分为三个层面:

1)核心价值:一个企业因何而存在?愿景、使命、核心价值观?这是根本决定了一个企业与别的企业的不同。而这一般是由企业的创始团队所决定的。Google的不作恶文化,华为的以客户为中心。是企业最根子里的知识,很难改变。

2)有效行动:华为认为,公司最大的浪费是经验的浪费。新东方认为,下班之后,公司最宝贵的经验就会从公司流走。经验是有效行动的验证,实例。经验分享,不是为了知道别人是怎么做的。而为了从经验中获得下一步的有效行动方案。

3)业务知识:电信业务知识、软件业务知识、粮油业务知识……尽管每个企业的业务知识大不相同。但这些知识其实是可以获得的,这些知识只有转化成有效行动,才能为企业所用。

有效行动,才是企业最需要的知识技能。也是我们知识管理中的知识萃取最应该关注与获得的能力。

综上可知,个人需要从事情中萃取技能,企业需要从业务中萃取有效行动。这两者的共同点都是为了动态的未来,为了下一步的有效执行。

2.个人如何萃取知识?

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个人知识管理是为了提高个人的能力,而能力分为知识、技能、才干。技能的提高才是最有效的个人能力提高。技能是来源于已有的事件,可以是自己的,也可以是别人的。

如何萃取,当然还是应用知识管理的「找、理、用」三步,我们以提高自己的PPT写作能力为示例。

第一步,找:识别,收集

识别:或是事出有因,上午给领导汇报,PPT写的太差,被批了。或是明天要给业务部门讲知识管理,要写一份漂亮的PPT。这些可能都是你要提高PPT能力的原因,但经过识别,核心的诉求只有一点:提高我的PPT能力,精准点是提高我的PPT输出技能。

收集:要提高,有谁做的更好?自己在这方面有什么前车之鉴?同事小张PPT写的很不错,找他聊聊,或是要几份写的不错的PPT。上次领导批评了,字体没有用好,图片没有用好。把这些信息先收集起来。

第二步,理:整合,吸收

整合:收集了小张的PPT,网上也找了不错的PPT模板。分个类,商务类的放一起,生活类的放一起,图表类的放一起,文字类的放一起……对收集的材料进行整合。

吸收:通过分析得知,好的PPT,字体都用统一的,边距的对齐也是统一的,每页PPT的Title都是一样的字体字号……梳理出关键的点。

第三步,用:呈现,应用

呈现:基于上面吸收的能力,不要只放在脑子里。应该快速动手,列出来写好一份好PPT的关键点,或者是做成Demo材料,以备后用。

应用:学习,习是最关键的,找和理是学,用就是习。打开明天要给业务部门演讲的PPT,结合上面梳理的关键点,加以应用。

如此三步,相信你的PPT能力会有所提高。其实这就是个人能力的萃取,基于我们当下所发生的事情,萃取出未来会用到的技能。在未来的事情上加以应用,能力不就提高了吗?

3.企业如何萃取知识?

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美国陆军的AAR、联想的复盘、华为的知识收割、吴博的PREFES方法……与企业知识萃取相关的方法比较多。所有的一切方法,最终的目标也是为了企业下一步的有效行动。如果过去的经验、案例不能为未来所用,相信没有企业会花费时间去做萃取。

核心价值、有效行动、业务知识是企业能力的三个层面,有没有更简单的方法来萃取出有助于企业下一步的有效行动?当然有,我们以一个知识管理项目有效交付的案例为示意。

还是「找、理、用」三步:

第一步,找:识别、收集: 

识别:为什么做此次的项目萃取,是因为项目交付的好,客户满意?是因为下一个类似的项目也要交付,需要通过此项目提高未来的交付能力?还是因为,公司才开始做项目交付,缺少这方面的能力?其实关键点是:识别出公司需要有效项目交付的能力。

收集:这些能力在哪?在已有的成功失败项目案例里,还是在友商的成功案例里?收集此类信息,做为萃取的基础材料,本示例以当前一个知识管理项目的有效交付为基础,这就是要萃取的现场。

第二步,理:整合、吸收:

整合:以当前的项目为基础,但我们不能只盯着当前的项目,需要整合已有的成功、失败经验。围绕着项目的铁三角,时间怎么管理、成本怎么控制、范围怎么管理、质量如何提高、关键利益人如何沟通、交付件如何输出……需要分门别类的按项目的关键因子整合。

吸收:个人知识萃取是吸收成个人的能力因子,企业需要吸收成企业的能力因子。如上整合的信息,需要梳理成一个个关键元素信息,例如关键利益人沟通有哪些关键点,整理成可输出的内容。

第三步,用:呈现、应用:

呈现:通过上面两步,理清了一个知识管理项目有效交付的成功因子。为了让企业内所有的项目经理能够学习到,可以输出成KM-PM-Book,输出成一天的PM培训,输出成在线的PM专题。

应用:公司新项目的PM,通过上述的学习,掌握了知识管理项目成功交付的有效行动方案。应用在新的项目中,客户满意度很高。

如上,萃取的就是企业的知识,是从别人或自己的经验中,找到企业下一步的有效行动。基于岗位的知识、基于项目的知识、基于业务的知识都可以通过此方案萃取而得。

4.后记

手中有把锤子,会看到处处是钉子。身为知识管理实践者,处处都想使用知识管理的方法来达成目标。知识萃取,已经被中粮、华为、五菱等公司所采用,用以提高企业自身的知识能力。

其实通过上面的分析,我们可以认识到,知识萃取对企业而言,提高的是企业下一步的有效行动能力。并且,也可以为个人所用,提高个人的技能能力

回到开篇的场景中,客户领导是想让我引导新入职的管培生明白,梳理自己电脑桌面的能力,和梳理下一步工作,梳理项目工作的能力是一样的。

「一屋不扫何以扫天下」是同理。
老人们讲的「事情不会白干的」也是同理。
关键是要从事情中萃取出下一步有效行动的能力。这才是根本。