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如何在知识管理初期快速出成效?
王祚2017-12-22 17:59

有个做仪器制造行业的客户,3年前开始做知识管理。当时他们并没有专职的知识管理人员,只是在人力资源部找了一位叫Emma的姑娘负责这部分工作。

在最初的一段时间,Emma经常找我诉苦,说他们公司刚启动这项工作,领导也没有太多指导。请教了一些人,有人说要先做平台,有人说要先梳理流程,有人建议她系统的给大家培训下,还有很多业务部门问她知识管理到底有什么用?眼看着时间一天天过去,虽然才到年中,但她对年底的汇报就已经十分焦虑了。

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企业知识管理是一项涉及广泛的业务,有理念、有方法、有工具、有模型、有平台、有运营。但在业界却没有成熟统一的实施方法和步骤。因此,很多从业者在初期都会感到茫然,并失去方向感,不知道要如何做,才能出成效。

总结近10年的知识管理实施经验,要想解决这个问题,就需要了解这三个问题:

问题一:企业知识管理初期的目标是什么?

企业知识管理初期最重要的就是体现意义与价值,给予管理层信心,使其支持甚至参与进来,以此达到保证持续资源投入的长期目标。

在初期,切忌一上来就谈百年计划,谈夯实内功。在这个变化速度日益增快的时代,没有看到直接价值时,很少有企业有足够的耐心和信心等待或许并不存在的厚积薄发。初期要解决的问题是求生存,只有等价值逐渐体现、组织有了足够信心后,才有资格考虑长远的规划和发展。

问题二:企业知识管理的价值到底如何体现?

企业知识管理在企业中属于职能体系,并不会直接创造价值。脱离了业务的知识管理,价值就无法体现。因此在初期,一定要与业务合作,服务于业务,在帮助业务目标达成中体现自己的价值。 

由于知识管理本身不能直接创造价值,因此初期尽量服务于企业直接价值创造的部门,如研发、市场、销售等。这样才能够通过这些业务更好的体现价值。

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问题三:怎样才能使知识管理的价值最大化?

通常企业知识管理初期投入的资源极为有限,因此对于业务部门需要有选择性的服务。那选择什么样的业务才能使价值最大化呢?有三个维度:

1)业务积极度:需要先找到与知识管理积极配合的业务。在开展合作前,需要跟业务人员进行充分的沟通,沟通的要点在于阐述知识管理的价值,以及对于业务目标达成的帮助。要让业务部门感觉到是在为他们服务,帮他们达成目标,而不是多了一个管理单位,白白增加他们的工作量。

知识管理服务业务,本质上是双赢的。但在实际情况中,由于人员差异、知识管理理解差异等原因,并不是所有的业务部门对知识管理的积极性都是一致的。如果在经过详细沟通后,业务部门积极性依旧不高,就不要再无谓投入了。初期资源有限,要优先筛选对知识管理积极度高的业务进行合作。

2)业务价值度:在积极响应的业务中,要优先选择公司战略重点的业务、项目进行服务。知识管理的作用就像一双手,哪怕功能结构完全相同,钢琴家的一双手和普通人的一双手价值也天差地远。企业内的80%的价值都是源自20%的核心业务上,这些核心业务为企业的现在或未来提供了最有力的支撑,可以说是企业的立身之基和存续之本。

那如何才能知道某项业务的价值高低呢?可以从公司年度工作会议,董事长讲话,领导年底工作总结中找到方向,可能是某项新兴的战略重点业务,或是某个重点项目。选择价值度最高的进行服务,就是让知识管理初期有限的资源服务于最有价值的业务,从而发挥最大的价值。

3)业务匹配度:优先选择最能发挥知识管理能力、与知识管理匹配度最高的业务。对于不同的业务及场景,知识管理的匹配度并不相同。好比拿水果刀去剁肉,就会起到事倍功半的作用。

在企业中,通常在研发、项目实施、市场营销等业务中,知识管理的理念、方法、工具会有很多结合点可供着手。但在财务、人事、后勤、保密等业务,知识管理可结合的范围就会大大缩小。总的来说,越是依赖共享、成果越是可复制的业务,与知识管理的匹配度就越高。要尽量选择匹配程度较高的业务,结合短平快的方法工具,以使价值得以快速展现。

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知识管理的价值=业务积极度*业务价制度*业务匹配度。通过整体考虑,选择最适合服务的业务。只有在协助业务成功的过程中才能最好的体现知识管理的价值。

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知识管理初期的目标是快速出成效,以获取持续的支持来进一步发展。知识管理发挥的价值必须依靠业务才能体现,并由业务积极度、业务价制度、业务匹配度决定。

Emma后来主动拜访了很多业务部门,寻求合作。大部分业务部门虽然都不太了解知识管理是什么,但是有人来帮忙做事都很欢迎。考虑再三后,Emma决定把主要的精力放在协助北美市场拓展上,而那一年,正是他们公司准备大量在北美市场布点的时候。

Emma先用知识梳理的方法将北美业务的显性知识梳理到知识库中进行共享,使得各个不同区域的销售、售前人员能够及时获取到最新的技术方案。又通过复盘的方法,对中标的项目进行回顾,总结经验,并在整个区域内进行共享学习。通过2年多的努力,就在北美地区发展了十几家代理商,并拥有了大量稳定客户,大大加快了公司的市场进程,促进了优秀案例的成功复制。

Emma也被任命为公司的知识管理总监。